Gusti Ayu Mirah Utami: Proses Seleksi Karyawan (Pertemuan 12)

Selasa, 17 Desember 2013

Proses Seleksi Karyawan (Pertemuan 12)

04.53 |

Diposting oleh Unknown |

Edit Entri

Pertemuan Ke-12

Proses Seleksi Karyawan

Proses seleksi dimulai setelah kumpulan para pelamar yang memenuhi syarat didapatkan melalui penarikan, Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah kompleksitas dan waktu sebelum keputusan pengadaan personal diambil. Jadi proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Para manajer personalia disetiap seleksi penerimaan karyawan baru ada tantangan yang harus dihadapi diantaranya :

Tantangan Suplai

Semakin besar jumlah pelamar yang Qualified maka akan semakin mudah bagi manajemen personalia untuk memilih karyawan yang berkualitas. Tetapi dalam kenyataannya saat ini banyak lowongan jabatan seperti kebutuhan manajer profesional sangat sulit dipenuhi

Tantangan Ethis

Kita sering mendengar dan mengenal sistem kekeluargaan (family system) dalam proses seleksi atau penerimaan karyawan. Masalah ini merupakan salah satu tantangan bagi manajemen personalia maupun para manajemen organisasi lainny adalam pengadaan SDM. Keputusan – keputusan seleksi sangat dipengaruhi oleh etika para manajer. Jika mereka memasukan keluarga padahal pekerjaan tersebut tidak tepat untuk keluarganya maka hasil yang didapatkan tidak memuaskan.

Tantangan Organisasi

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir tetapi prasarana dengan mana organisasi berupaya untuk mencapai tujuan – tujuan dan sarana. Secara alamiah organisasi atau perusahaan menghadapi keterbatasan seperti anggaran, perbedaan jenis kelamin dan lain -lain.

PRAKTIK SELEKSI

Sasaran seleksi yang efektif adalah memadankan karakteristik individu (kemamouan, pengalamaan, dll.) dengan persyaratan pekerjaan itu. Dalam upaya mencari kecocokan pekerjaan individu yang tepat, manajemen harus memulai dengan memperkirakan tuntutan dan persyaratan pekerjaan itu. Proses memperkirakan kegiatan di dalam pekerjaan tertentu disebut analisis pekerjaan.

Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan mencakup penyusunan suatu uraian rinci tugas-tugas yang tercakup dalam pekerjaan tertentu, dengan menentukan hubungan pekerjaan tertentu dengan pekerjaan – pekerjaan lain, dan memastikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan itu dengan sukses.

Metode Analisis pekerjaan yang Terkenal

1. Observasi >> Penganalisis melihat karyawan langsung atau meninjau film karyawan dalam pekerjaan.

2. Interview >> Menyeleksi pelaksana pekerjaan diinterview secara ekstensif, dan pengaruh jumlah yang diinterview dikombinasikan dalam analisis pekerjaan.

3. Catatan Harian >> Pemegang wewenang analisis pekerjaan mencatat aktivitasnya dan jumalah waktu yang terlewatkan sebagian, dalam catatan harian atau buku harian.

4. Kuesioner >> Pemegang wewenang pengecekan atau hal-hal penyamaan dalam pekerjaannya dan catatan pada tugas pokok yang mungkin.

PIRANTI-PIRANTI SELEKSI

1. PENERIMAAN PENDAHULUAN

Organisasi memilih karyawan dan para pelamar memilih perusahaan. Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi .bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat dilaukuakan untuk membantu menghilangkan kesalahpahaman dan menghindari pencarian informasi dari sumber tidak resmi (jalur belakang) dan selanjutnya memeriksa berkas -berkas informasi lamaran.

2. TES – TES PENERIMAAN

Tes -tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif obyektif tentang pelamar yang dapat dibandingakan dengan para pelamar lainnya dan para pekerja sekarang. Tes – tes penerimaan ini merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan paduannya anatara kemampuan, pengalaman, kepribadian pelamar, kegiatan kurikulum formal, prestasi yang diraih masa lalu dan persyaratan jabatan.

Agar tes dapat meloloskan pelamar harus Validitas dan reliabilitas, dimana Validitas bererti bahwa skor – skor tes mempunyai hubungan yang berarti dengan prestasi kerja sedangkan Reliabilitas berarti bahwa tes seharusnya menghasilkan skor – skor secara konsisten setiap waktu seorang pelamar melekukannya. Bentuk – bentuk tes yang diadakan bermacam – macam diantarannya tes psikologi dimana tes tersebut mengukur kepribadian, bakat minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi. Lalu ada tes pengetahuan dimana tes ini menguji informasi atau pengetahuan para pelamar. Selain tes psikologi dan tes pengetahuan ada tes Performance Tests yaitu tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan berbagai bagian pekerjaan yang akan dipegangnya misalnya tes mengetik untuk menguji seberapa jauh para pelamar kecepatan mengetiknya.

3. WAWANCARA SELEKSI

Wawancara seleksi merupakan percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevalusikan hal dapat diterimanya atau tidak (acceptablity) seorang pelamar. Wawancara mempunyai tingkat fleksibelitas tinggi karena dapat diterapkan baik kepada para calon karyawan manajemenrial atau operasional, berketerampilan tinggi atau rendah, maupun staf. Teknik ini memungkinkan pertukaran informasi 2 arah, pewawancara yang mempelajari pelamar dan sebaliknya pelamar mempelajari perusahaan. Tipe – tipe wawancara beragam ada wawancara individu dimana jumlah pewawancaranya cuma satu demikian juga jumlah pelamarnya, dan ada juga wawancara kelompok dimana jumlah pewawancaranya dua atau lebih dan pelamar satu, dua atau lebih. Format wawancara juga sangat beragam macamnya diantaranya :

Tidak terstruktur (Unstructured)

Pertanyaan – pertanyaan yang terjadi secara spontan dibuat selama wawancara berlangsung, berguna bila pewawancara berusaha untuk membantu orang yang diwawancara memecahkan masalah – masalah pribadi atau memahami mengapa dia tidak tepat untuk suatu pekerjaan.

Terstruktur (structured)

Suatu daftar pertanyaan ditentukan sebelumnya, biasanya diajaukan kepada semua pelamar. Berguna untuk memperoleh hasil – hasil yang valid terutama bila jumlah pelamar sangat banyak.

Campuran (mixed)

Kombinasi pertanyaan tidak terstruktur dan terstruktur. Menghasilkan jawaban – jawaban yang dapat dibandingkan dan pandangan – pandangan tajam.

Pemecahan Masalah

Pertanyaan yang dibatasi pada berbagai situasi hipotesis. Berguna untuk mengetahui penalaran dan kemampuan analitis pelemar dibawah kondisi stress yang moderat.

Stress interview

Serangkaian gertakan dalam pertanyaan yang dimaksud untuk membuat nervous pelamar. Berguna untuk pekerjaan yang penuh stress seperti penangan keluhan – keluhan.

Kesalahan – kesalahan wawancara bisa disebabkan oleh pewawancara atau orang yang diwawancarai diantaranya kesalahan wawancara sebagai berikut :

1. Halo Efect

Kesalahn ini terjadi bila pewawancara menggunakan informasi terbatas tentang pelamar untuk berprasangka dalam

evaluasi terhadap karakteristik – karakteristik lain pelamar. Misalnya seorang pelamar mempunyai senyuman yang

menarik (apalagi kalau cantik atau ganteng) dan simpatik diberlakuakan sebagai calon unggulan sebelum wawancara

dimulai.

2. Leading questions

Kesalahan ini akibat pewawancara kurang tepat dalam memberi pertanyaan -pertanyaan wawancara. Misalnya apakah saudara setuju bahwa laba adalah penting?

3. Personal biases

kesalahan ini merupakan hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap kellompok – kelompok tertentu. Misalnya, saya lebih menyukai personalia penjualan yang berbadan tinggi.

4. Dominasi pewawancara

Kesalahan ini terjadi karaena pewawancara menggunakan waktu untuk membual kepada pelamar, menyombongkan keberhasilan, atau melakukan percakapan sosial. Misalnya, penggunaan waktu wawancara untuk menceritakan rencana –rencana perusahaan.

wawancara mempunyai bobot yang sangat besar. Hasilnya cenderung memounyai pengaruh yang sangat besar pada keputusan seleksi. Pelamar yang buruk penampilannya dalam wawancara berkemungkinan besar akan dikeluarkan dari kumpulan pelamar, tidak peduli pengalaman, skor tes, atau surat rekomendasinya.

4. PEMERIKSAAN REFERENSI

Pemeriksaan referensi dilakukan dengan beberapa cara diantaranya Personal references yaitu biasanya diberikan kepada keluarga atau teman – teman terdekat baik yang ditunjuk oleh pelamar sendiri atau diminta perusahaan. Bila referensi diserahkan secara tertulis pemberi referensi biasanya hanya menekankan hal -hal positif. Oleh karena itu, referensi pribadi ini pada umunya jarang digunakan. Selain Personal references ada juga Employment references yaitu menyangkut latar belakang pekerja atau pengalaman pekerja.

5. EVALUASI MEDIS

Evaluasi medis ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena untuk mengetahui tingkat kesahatan karyawan dan kekuatan karayawan dalam menyelsaikan tugas – tugas pekerjaan nantinya. Di samping itu evaluasi medis memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya perawatan kesehatan, asuransi, mengetahui kesehatan fisik dan bisa mengeatasi setress mental suatu pekerjaan

6. KEPUTUSAN PENERIMAAN

Keputusan penerimaan karyawan menandai berakhirnya proses seleksi, Hasil akhir ini adalah merupakan pemilihan karyawan – karyawan baru yang kompeten di bidangnya, keputusan penerimaan karyawan ini bisa di putuskan oleh bagian personalia, atasan, atau kedua – duanya saling memutuskan karyawan yang terbaik.. Bagi karyawan yang ditolak seharusnya perusahaan menyimpan blangko lamaran meraka untuk dijadikan informasi yang akan datang.

7. EVALUASI

Evaluasi karyawan baru harus diperhatikan dari absensi, prestasi kerja,dan kegiatan pekerjaan yang karyawan lakukan secara berkala untuk memaksimalkan produktifitas kerja. Hasil akhir penerimaaan karyawan baru ini bukan merupakan akhir suatu perusahaan berhasil tetapi merupakan awal perusahaan merintis kedepannya maju atau tidak.

Tes Simulasi Kerja >> Simulasi-simulasi dari sebagian atau semua pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pelamar.

PROGRAM PELATIHAN & PENGEMBANGAN

4 kategori keterampilan umum, yaitu :

1. Keterampilan Mengenal Huruf Tingkat dasar

2. Keterampilan Teknis

3. Keterampilan Hubungan Antarpribadi

4. Keterampilan Pemecah Masalah

5. Pelatihan Etika

METODE PELATIHAN

Metode pelatihan mudah diklasifikasi sebagai pelatihan di tempat kerja atau di luar tempat kerja yang formal dan informal.

Pelatiahan di tempat kerja mencakup rotasi jabatan, permagangan, penugasan, sebagai tenaga pengganti, dan program mentor formal. Kelemahan metode ini adalah sering mengganggu tempat kerja.

Pelatihan Formal Individual agar sesuai dengan gaya belajar karyawan

Untuk memaksimalkan pembelajaran, pelamar hendaknya diberi buku atau bahan bacaan lainnya untuk ditinjau; mereka yang belajar dengan memperhatikan (watchers) hendaknya mendapatkan peluang untuk mengobservasi individu-individu yang menjadi model keterampilan baru secara pribadi melaui video; para pendengar akan mendapat manfaat dengan mendegarkan manfaat paling bnayak dari peluang – peluang belajar yang bersiat pengalaman yang dengannya mereka dapat mensimulasi dan mempraktikan keterampilannya.

Sumber : http://cochochipuenak.wordpress.com/2009/11/23/proses-seleksi-penerimaan-karyawaan-baru/

PERILAKU ORGANISASI STEPHEN P. ROBINS EDISI KESEPULUH